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新年新希望:5步驟練習讓自己更有效率與快樂的生活著。

Rami

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說真的,蕾咪剛踏入自由業者的第一年時,其實非常的渾渾噩噩,當達到預期的收入目標後,生活的作息也就缺少了紀律,雖然一年下來完成了不少事,卻也同時浪費了不少時間;不像過去身為上班族那樣的善用時間,白天認真工作、晚上好好生活;區分工作時間與私人時間是身為一個SOHO族、自雇者或創業家,必須好好重新練習的技能。

圖、Bovet Recital 18 Shooting Star星空錶(圖片來源是A Blog to Watch的評測,大家可以去看看喔!蕾咪個人很愛各種星空錶系列!)


隨著職涯的轉換,我們看待時間與金錢的方式會有大大的改變。例如,身為SOHO族,你會開始精算你的時薪,身為創業家,你會開始選擇性的外包工作出去。


總覺得有滿腦子的瑣碎事務要進行,但是蕾咪其實並不是一個擅長瑣事的行政庶務專家,大多數時候,我知道我擅長的是組織能力與解決問題的流程。


每一次想要把時間管理好,學習好多種方法,但是總是實驗沒有多久就放棄了;就像許多人想要學習好理財,總是找了許多方法來試試,沒有幾個月就停止了;突然懂了,學習任何增進生活技能的方法,都不能少掉第一步「認識自己」,包含了解自己的性格、習慣與生活模式


妳是什麼樣性格的人呢?


以蕾咪為例,從小到大,蕾咪的心理與性向等等測驗,都顯示蕾咪是個藝術、社交、科學性格較重的人,不擅長瑣碎的核對確認與細節,這同時是我的優點與缺點,我對於規範與精準可能略遜於ㄧ般人,卻喜愛思考、研究、投入某個當下去解決問題,可能感受性強,喜愛文字繪畫音樂等抒發性的作品,喜歡與他人互動與幫助他人,這些事情都能讓我忘記時間、廢寢忘食;但是,週期性的生活類型,過多的細節與規範、繁瑣的事務、精準的時間控制都讓我痛苦,而這卻是許多人擅長的,也是我羨慕的技能。


怎麼將不擅長的事情最小化?


對於理財這樣看似繁瑣的事務,蕾咪練習記帳只會最多1-2個月,用來追蹤自己的花費習慣,然後,就再也不記帳了,利用預算分配、自動轉帳繳費、信用卡消費記帳等方式,讓原本需要讓我承擔的瑣碎理財事務交給銀行去做,因為我只能記的住3-5個重點,因此能減少戶頭數的就盡量減少,直接把理財方式應用在本來就往來的銀行帳戶上;但是,因為喜歡思考分析,分析財報、投資策略與規劃變成我的理財樂趣之一。


回到原本的生活習慣


對於時間這樣的重要資源,我總是在許多方法當中穿梭試誤,嘗試找出適合自己的方法;各種厲害的時間管理、待辦事項、專案管理軟體或Excel使用技巧,使用到了最後,發現最後還是將他們給一一刪除了,沒有辦法融入生活一部分的方法,就不是適合自己的方法。


想起了自己學習理財的過程,最後還是…這兩個原則。


1.「檢視自身」所擁有與慣用的模式

2.「越簡單越好」最好不用多動腦


因此,蕾咪決定開始嘗試使用以下的方式調整自己的時間管理方式,實驗後再做微調,我相信許多職場經驗豐富的你們,一定本來就做的比我更好。


1. 1-3-5待辦事項法則 = 1件重要的事*3hr、3件中等的事*1hr、5件瑣碎的事*30min。

2. 番茄鐘法 = 一次只專注做好一件事情,並且記錄工時。

3. 目標導向篩選重要事務,利用SMART原則。


OK,接下來,蕾咪決定「放棄所有號稱好用的工具們」,不再去搜尋什麼工具。


我們的生活有過多浮濫的資訊,其實也夠讓我們消化不良了。


Step 1. 檢視目前慣用的文書處理工具?


找出最常使用的工具們


1. Google Canlendar

2. Evernote

3. Facebook

4. Gmail with Streak

5. Facebook Msg

6. Line

7. Excel

8. Spotify

9. Blog

10. Google Map


Step 2. 重新檢視你都用它們來達成什麼任務?


同時也能檢視自己是怎麼度過每一天的。


1. Google Canlendar :紀錄與朋友或客戶的約會

2. Evernote:快速的紀錄想法與筆記

3. Facebook :關心朋友近況、通訊錄

4. Gmail with Streak :回覆廠商信件與專案追蹤

5. Facebook Msg:與朋友聯絡與聊天、工作討論

6. Line:與親友聊天與交流、課程群組

7. Excel :財務追蹤、資訊收集比較

8. Spotify :聽音樂

9. Blog:線上筆記、心情抒發、記錄生命

10. Google Map :前往下一個地點、計算車程


Step 3. 思考如何「重新定義」使用這些工具的方式


在現有生活習慣基礎上去提升,而不是硬加入一個不存在的新習慣。


1. Google Canlendar :事前(紀錄約會)、事後(紀錄使用時間的方式,了解自己的明確工時)

2. Evernote :利用筆記本分門別類,將已經過時的資料隨時刪去,善用標籤進行歸檔。

3. Facebook:作為通訊錄,將朋友圈進行分類,區分公事與私生活,移除不必要的資訊。

4. Gmail with Streak:一天只打開一次信箱,集中在1hr內回覆,選擇在下午時才打開信箱。

5. Facebook Msg :減少不必要的閒聊,想和朋友交流感情就直接約出來見面。

6. Line :同上。

7. Excel :集中管理相似功能的工作表,放入同一份檔案中,如財務管理、工作管理。

8. Spotify:聽音樂

9. Blog : 線上筆記、心情抒發、記錄生命

10. Google Map :將預估車程*1.5倍,確保可以準時抵達地點。


 Step 4. 將常用的軟體應用進行分類。


行程管理


1. Google Canlendar:事前(紀錄約會)、事後(紀錄使用時間的方式,了解自己的明確工時)

2. Gmail with Streak:一天只打開一次信箱,集中在1hr內回覆,選擇在下午時才打開信箱。

3. Google Map:將預估車程*1.5倍,確保可以準時抵達地點。


  • 找出每天必做的一件重要事情,利用1-3-5法則事前挑選適合的事情放入該日行程。
  • 一天過後,透過檢視回顧並記錄工時,一次只專注做好一件事情。
  • 利用Gmail的外掛Streak將案件分階段追蹤,回信後,就直接更新案件階段。
  • 設定Goolge Canlendar行程提醒功能,將預估的路程一併考慮進行程內。

   (引述自番茄鐘時間管理法)


文書類型


1. Evernote:利用筆記本分門別類,將已經過時的資料隨時刪去,善用標籤進行歸檔。

2. Excel:集中管理相似功能的工作表,放入同一份檔案中,如財務管理、工作管理。

3. Blog:將企劃分享的系列文章,慢慢地分享給網友。


  • 隨手記下的Evernote筆記,可以歸檔,或是記錄進Excel報表當中。
  • 如果有值得分享的內容,在企劃後,排進行程裡,撰稿寫在部落格上分享。


社交工具


1. Facebook:作為通訊錄,將朋友圈進行分類,區分公事與私生活,移除不必要的資訊。

2. Facebook Msg:減少不必要的閒聊,想和朋友交流感情就直接約出來見面。

3. Line:同上。

4. Spotify:聽音樂


  • 減少不必要的網路閒聊八卦,刪除不必要的訊息。
  • 如果是不錯的朋友就約出來見面聚聚,不要活在網路簡訊的世界裡。
  • 在與朋友見面的時候,盡量不要滑手機,尊重花時間陪伴在妳身邊的人。


Step 5. 承認自己的不足,以及學會等待改變。


承認自己是貪心的,承認自己的能力不夠,承認所有的事情都需要慢慢努力看著它改變。


蕾咪的性格有個缺點,就是太貪心,對生命充滿熱情、對許多事物都感到好奇,同時也非常的貪心;想要嘗試不同的事物,想要去實現許多目標與夢想,卻常常忽略了現實的金錢與時間是有限的,太過心急的個性,反而會徒增自己的挫折感,完美主義也會讓自己因為害怕失敗而不敢嘗試。


最後,也是最重要的建議。


  • 聚焦:在最主要的3-4個目標,每個階段最多不超過4項。
  • 利用SMART原則去設定可以衡量的短、中、長期目標。
  • 學會明白,生命每一件美好的事情發生,都需要時間。

    (引述自熱情人生的冰淇淋哲學)


以上,拉哩拉雜把腦袋的東西釐清出來,順道分享給你們。


我們一起加油吧!但願新的一年我們都能更成長更進步。



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(原文出處:蕾咪哈哈;圖片出處:visualhunt

文章分類:商管趨勢

Contributor 作者介紹

Rami蕾咪看世界
不定期旅居歐洲的工程師女孩,身兼作家、部落客、創業家等多重身份。畢業於台大電子所,曾在義大利商與美商擔任研發工程師。

是敲打著程式、書寫著文字,左右腦並用的分享,真誠地說出內心話,是她難以捨棄的嗜好,讓我們一起努力成為想要的自己吧!:)