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別囉嗦,講重點。

劉鏡清

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一次簡報只講3個重點,想清楚對方要的價值、你想獲得的價值是什麼,每個重點自問3次為什麼,確認它們真的非提不可。

我讀初中(國中)時,國內經濟起飛,車輛增加速度快,下班交通時間因此拉長,電視台也因此將新聞聯播時間由晚上7點延至7點半,因此與家父週六上教堂時間衝突。家父於是要我看完新聞後向他簡報有哪些重點內容,當時我看完新聞後覺得沒特殊大新聞,因此就隨口說沒什麼。結果引來家父不悅地訓斥我,日後也讓我開始抓出新聞重點,向他報告。

 

在職場上也常會有很多機會需要歸納抓出重點的時機,如向上司報告工作進度常被打槍,又如主持會議者無法做出重點結論,或無法有效擬定行動方案時,都會影響主管對你的看法與表現。因此,當家父嚴肅表達他對我的不滿後,我每週末看新聞時一定努力抓出重點,也將這套方法運用在職場上,沒想到,日後竟成了我的專長,也讓我仕途順利。

 

我在IBM工作時,現任的大中華區總裁錢大群先生第一次與台灣經營團隊進行績效會議時,他經常不耐冗長報告,會打斷報告者並要求只要報告3項你認為最重要的重點即可。當報告3個重點後,他會追問並交叉驗證是否真的是有價值的重點,當時很多人都被他問得啞口無言,而我總能讓他滿意。我想這與國中時被家父訓練看新聞重點應有很大的關係。

 

瞬息萬變,時間寶貴,請講重點

現今經營環境壓力大增,多數老闆與主管已逐漸轉變快速急迫的工作速度,急於瞬間抓住重點,以因應時局變化。曾經有位竹科老闆聽取我的同仁簡報時說:「IBM啊,如果你們不能在15分鐘內說清楚我公司的問題,那我就擔心你們是否真正了解問題。」現在常見客戶或同仁被老闆暫停簡報,直接跳到重點,因為大家都沒空,也沒耐性了,一是環境壓力,另一則是效率壓力。

 

其實不僅是簡報,我發現很多年輕人,在做報告或會議時是欠缺歸納重點的能力,將想表達的事情「埋」在報告的字海裡,雖詳細但無重點,常要主管自己歸納出重點,或講了半天也不知在表達什麼,往往無法在高階主管面前留下好印象。

 

因此我建議大家應及早體悟,訓練自己歸納重點的能力,並做到高品質。職場與學校之不同,品質(如深度)是績效的一部分。每一份工作,都是機會,都是鋪往未來成功之路的機會,抓對重點就能更好。

 

每一個問題,都是機會,也是希望,抓到重點就易達成圓夢。每一項工作,不論是報告、信件、簡報等,都是要有目的(價值)並要做好溝通。如果是說得愈多,反而愈溝不通,那效果就差矣。

 

愈簡潔愈易溝通清楚,愈沒目的(價值)的溝通,愈無意義,也浪費時間,抓對重點才能達到目的。

 

重點是對對方有利的內容

什麼是重點?就是對對方有利或是對你有利的簡要內容。

 

日前檢核同仁幫客戶設計的績效管理報表,我總會問他們一個問題:「這張報表是做什麼用途的?」同仁總愛回答:「這張是要表達……。」我總會接一句話:「你想表達什麼,這是你的事,不是客戶的事。」你要能幫客戶找到他想要的內容,任何一張報表都要能讓客戶發現問題或採取行動,讓績效更好,所以請告訴我這張報表能讓客戶做什麼,對客戶的價值是什麼?

 

我檢核同仁簡報也會再問一個問題:「這份簡報想達到的3個重點是什麼?」這總會讓一些同仁慌亂一陣,得到答案後我會再問:「這些重點在哪幾頁?」結果從未滿意過。我也常見有些簡報滿滿的字與圖,全擠成一團,令人難以一眼就「看」出重點,這都是必須學習的技能,如果你還沒把握,一定要改善。

 

抓重點,多練習

在此提出幾點建議,讓大家能找到抓重點的方法,也可多多練習:

 

1. 從閱讀抓出重點:

透過新聞、聲明稿,或他人的簡報及報告等,來找出這篇文章的重點。透過化繁為簡的過程,培養出自己如何在一堆的資料中找出重點,甚至用筆記下來,做摘要,就是抓重點的過程。

 

2. 想清楚對方想要的價值是什麼?

每次做報告、簡報或溝通時,請先問自己這個問題,同時也想清楚你自己想獲得的價值。

 

3. 每一點都問自己3次為什麼?

這項重點如果不講會怎樣?講了會怎樣? 刪掉會可惜嗎?一定不能刪嗎?用這些來檢視重點。

 

4. 找朋友或同事一起討論:

從不同的角度與觀點來比較差異。抓重點,抓你認為重要的重點,更是對方認為的重點。不僅從你的角度思考,也要從對方的角度思考,那才是重點,否則完全就不是重點了。

 

13個問題,檢查你的簡報達不達標?

自我檢核,依據目標定義檢核內容,職場上常見的檢核價值有:

 

從對方角度來看─

A 是否達到目標

B 是否增加收益

C 是否增加競爭力

D 是否降低了成本

E 是否縮短時程

F 是否減少工作量

G 是否降低風險

H 是否因此能產生行動

I 是否因此發現問題

J 是否因此能解決問題

 

從你的角度來看─

A 是否因此能凸顯你的價值

B 是否也得到你想要的

C 是否會產生負面影響

 

圖片來源:Reuters

文章分類:商管趨勢
標籤:簡報/重點/劉鏡清/IBM/

Contributor 作者介紹

劉鏡清減壓會客室
資誠企業管理顧問公司(PWC Consulting)執行董事,曾任IBM工商事業群總經理、中國最大食品公司資訊主管,為業界少數具有產業實務與專業顧問雙重經驗的專家。