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全英文會議不用怕, 4個要點教你如何準備!

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剛到一家科技公司上班的Danny上個星期被主管指派和要外國客戶開會,但不巧的是,他已經很久沒有開口說英文了,還在試用期的他很擔心自己在會議上的表現不夠好,甚至完全聽不懂客戶在講什麼,再過幾天就要開會了,他應該要怎麼做比較好呢?


本週的FUNDAY blog要跟大家分享準備參加英文會議的幾個要點:


會前充分準備


花一點時間複習基本的英文,包括簡單介紹自己的名字、職稱(job title)和負責的職務(job responsibilities)。盡可能提早拿到議程表(meeting agenda),先了解有哪些討論事項,就可以準備好自己要說什麼,也能事先想好會需要從其他與會者那得到什麼資訊,也可先試想會被問到什麼問題,該如何用回答這些問題等等。


記得練習用清楚簡短的句子(clear and concise sentences)表達,當被問到問題的時候,才能有自信地回答。


選對位置和寫筆記


真正開會的時候,千萬不要想說自己英文不好,不想引起別人的注意而坐在角落的位置,這反而會讓你更無法掌握會議的內容。如果你的聽力不是很好,最好坐在可以清楚看到會議主席和其他與會者的位置。當別人發言的時候,要邊聽邊看著他們的表情(facial expressions)和肢體語言(body language),有助於理解他們所說的話。如果看不到對方,如在電話上與人交談時,要理解對方的話便會困難許多。


開會時也別忘了一定要寫筆記(take notes),盡量把不清楚的部分寫下來,以便在休息時間或會後詢問同事。注意不必把別人說的話一字一句抄下來,只要把關鍵的動詞(key verbs)和重點名詞寫下來就可以了。 


不懂就要發問


英文會議上最怕的就是,客戶講了一長串英文,你卻完全不懂對方在講什麼,又不得不回話的時候。這時千萬別說「Sorry, I don’t understand. My English is bad.」,只會讓客戶覺得你不夠專業,心想「這家公司怎麼搞的,派一個英文這麼差的人來開會?」


若遇到這種情形,有幾個「緊急用語」( “emergency” phrases)可以派上用場,你可以說:


- I’m sorry. I didn’t hear you clearly. Could you say that again? 

  抱歉,我沒有聽清楚你說的話,可以請你再說一次嗎?


- I’m sorry. I don’t catch what you said. Could you repeat it (more slowly)?

  抱歉,我沒有聽懂你剛才說的話,可以請你(慢一點)再說一遍嗎?


- Sorry, could you repeat that /your point about… please?

  抱歉,可以請你再重複剛才說的話嗎?


- I’m not sure I understood /follow your point about….

  關於⋯⋯我不確定我有沒有聽懂你的意思。


- Just to make sure I understand. When you say…, you’re talking about … Is that right?

  只是想確認一下我有沒有弄懂你的意思,當你說⋯⋯的時候,你的意思是⋯⋯,對吧?


以上的句子都能讓你顯得有禮貌又不失專業,參加全英文會議時,有不懂的地方可以盡量發問, 聽不懂也不必感到丟臉,重點是展現出認真參與會議、 願意傾聽和溝通的誠意。


學會如何提意見


當然在會議上也不能完全扮演一個被動聆聽者的角色,當你想要主動貢獻自己的想法(contribute your thoughts)時,可以用以下的句子帶出你的意見:


- I’d like to come in here, if I may.

  如果可以的話,我想說說自己的想法。


- There’s something I’d like to add to the discussion.

  關於我們剛才的討論,我有一點想補充 。


- Can I raise a point here?
  我可以提一個意見嗎?


- I think….

  我認為⋯⋯


- In my opinion,….

  依我之見,⋯⋯


- As I see it/As far as I am concerned,....

  在我看來,⋯⋯


- To be honest/Frankly speaking, ....

  老實講/坦白說, ⋯⋯


FUNDAY希望以上的分享,能夠幫助你在英文會議上更有自信。


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文章分類:商管趨勢

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