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用LINE幫你管理公司?群組溝通零時差

林之晨

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你有幾個即時通訊群組?除了溝通聯繫,它們能不能拿來「做正事」?雄獅透過「數位總機」系統,800個討論群組、1天5000則訊息,免去繁複的跨級聯繫手續,大幅提升公司內部及對外溝通效率。

自從WhatsApp掀起了「免費簡訊」風潮後,類似的即時通訊軟體就成了每個智慧手機用戶必備的App。就像簡訊普及後經常被運用在公事聯絡上一樣,這些新一代的即時通訊工具,也漸漸開始被企業視為提升內外溝通效率的重要利器。

 

最有名的例子,就是最近剛剛掛牌上市、執國內旅遊界牛耳的雄獅集團。他們把全球共2600名員工,根據每個人所屬的部門或是參與的專案,分出近800個LINE、WhatsApp與WeChat討論群組,藉由這樣多軌、全方位的溝通情境,提升所有人的工作效率。這套系統運行1年多來,已經成長到每日5000則訊息的規模。

 

根據幾次與雄獅董事長王文傑與他的同仁們交流,這套「數位總機」系統有幾個值得學習的設計。

 

由上而下的群組管理

 

這類即時通訊軟體幾乎都沒有發起群組的權限設定,因此照理說任何同仁都可以自由設立。但一旦群組混亂,不僅管理不易,更容易造成參與者混淆、不知所措,最後反而損失整體生產力。

 

因此雄獅的這套體系,群組的發起是由上而下的,並且為了有效管理,總共安排了30位幹部兼職負責設立、更新、追蹤以及淘汰不需要的群組。如此一來,要開哪些群組、哪些人應該參與,都有非常清楚的規畫,即使執行下去發現效果不如預期,也很容易就能夠修正。

 

混打式軟體使用

 

由於不少雄獅的同仁必須跟團在世界各地奔波,而每一個通訊軟體因為當地的國情、管制與網路連線狀況,都會有不同的表現,如果規定大家只能使用一種軟體,則會造成某些同仁在特定時間地點無法順利與團隊溝通的狀況。

 

因此,在雄獅的這套移動溝通體系裡面,並沒有限制只能使用某一個平台,而會因為每個團隊與專案的需要,選用最適合的溝通軟體;未來甚至還規畫開發自己的即時通訊軟體,來滿足進一步整合其他企業資訊系統的需求。

 

領導者親身參與

 

據王文傑分享,在他的手機上,幾乎所有800個雄獅的即時通訊群組他都親身參與在裡面。雖然不會每一個都發言,但這個結構讓他可以很容易感受到這家大企業的脈動,也能體會第一線同仁每天經歷的挑戰,更可以利用零碎時間協助解決各專案的重大卡關問題。

 

事實上,王文傑明文規定每一個群組的負責幹部,必須要對群組內提出的問題與建議,適時的提出有效的回應。由於領導者這樣積極的參與,也促使了同仁的加入,並且在上面對自己的行為與言論負責,讓這些溝通群組的使用更專業,進而提升了雄獅的業務執行品質與效率。

 

先嘗試,再不斷演化

 

雄獅的這套系統,並不是一開始就有完整的規畫,即使發展至今日的規模,1年多前也是從一個群組開始的。

 

但在發展的過程中,你可以想像管理團隊經常會去檢視整個架構的設計,從成功與失敗中學習後,很快的再調整出愈來愈好的結構。因此未來這套系統也一定還會持續演進,其中包括先前提到的自家開發通訊軟體。當然,這些日子以來,雄獅已經從實際運用各種第三方系統中歸結出自身真實的需要,因此要成功的設計出一套好的自家平台,我想會是容易許多的工作。

 

當然,雄獅是一個2600人的體系,有了這套「數位總機」系統,不論對內對外的溝通效率都大幅提升;但即使是我目前服務的8人小團隊,我們經常使用的各式即時通訊群組也有近10個,更與我們投資的各家企業建立了群組以方便即時服務。就像王文傑某次接受訪問時所說:「如果你不參與這項管理革命,你根本連競爭的門票都沒有。」智慧手機即時通訊正在帶來管理情境的巨大改變,各位年輕的領導者們,請務必抓住這個重要顛覆。

 

圖片來源:iStock

 

文章分類:商管趨勢

Contributor 作者介紹

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「Mr. Jamie」是appWorks Ventures(之初創投)創辦人暨合夥人,專長是投資與幫助早期的網路創業家,最新著作《Jamie流行銷:向可口可樂、星巴克等20個一流品牌學APP行銷》。
Mr.Jamie網誌:http://mrjamie.cc